Narva Linnavalitsuse ametiasutused koos nende hallatavate asutustega (edaspidi Narva linna asutused) kui kohaliku omavalitsuse üksus töötlevad isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679, Isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest, Andmekaitse Inspektsiooni juhistest. Narva linna asutused töötlevad isikuandmeid eelkõige õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks ning õigusaktidega lubatud ulatuses.

Üksikasjalikuma teabe isikuandmete töötlemise kohta Narva linna asutustes leiate alljärgnevatest andmekaitsetingimustest.

Antud andmekaitsetingimustes mõiste „Teie” või „Te” all mõeldakse kõiki füüsilisi isikuid, kes pöörduvad Narva linna asutuste poole.

MILLISTEL JUHTUDEL ME TÖÖTLEME TEIE ISIKUANDMEID?

1. Te saadate meile taotluse, märgukirja, teabenõude, pöördumise või muu

• Isikuandmete (näiteks ees- ja perekonnanime, isikukoodi, sünniaega, elukoha aadressi, kontaktandmete) töötlemise aluseks on üldjuhul Teie enda algatus meile taotluse, selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude või muu saatmisel. Sellisel juhul kasutame Teie isikuandmeid Teie taotluse lahendamise või Teile vastamise eesmärgil.
• Avaliku teabe seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad linna dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreerime kirjad nimetatud registris. 
• Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid.
• Juriidilise isiku või asutuse kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. 
• Kui meile saadetud selgitustaotlusele/ märgukirjale/ teabenõudele või muule vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest. 
• Kui peame Teie taotluse lahendamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.
• Juhul, kui Teie poolt saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

2. Te esitate meile kaebuse/ vaide või Teie peale kaevatakse

• Kui esitate meile kaebuse/ vaide või Teie peale kaevatakse, kasutame Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/ vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
• Kui meile saadetud kaebuse/ vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid ka vastavast edastamisest.
• Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:
  • e-posti teel või
  • posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal).
• Asja menetlemiseks ning dokumendi kätte toimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida olete ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
• Seaduse kohaselt on kaebuste/ vaiete andmestik nähtav dokumendiregistri avalikus vaates, kus eraisikute andmeid me ei avalikusta. Avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisiku nime initsiaalid.

3. Te olete eriseaduste menetluse osapooleks

• Eriseadustest tulenevalt on Narva linna asutustel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusealune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikus ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

4. Te külastate meie võrgulehti, osalete küsitluses, helistate telefonile

• Narva linna asutuste veebilehtede kuvamisel kasutatakse küpsiseid (cookies). Küpsised on vajalikud veebiportaalide sujuvaks ja mugavaks toimimiseks. Kasutajad saavad küpsistest loobuda igal ajal, muutes kasutatava seadme veebilehitseja seadistusi ja kustutades salvestatud küpsised.
• Üritustele registreerimisel töötleme Teie isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel Teiega ühenduse võtmiseks.
• Telefonile helistamisel töötleme Teie isikuandmeid üksnes Teie poolt avaldatud ulatuses Teile info andmise eesmärgil. 

5.  Te külastate Narva linna asutuste hooneid

• Narva linna asutuste haldushoonete ümbrusesse ja üldkasutatavatesse ruumidesse paigutanud valvekaamerate eesmärk on tagada avalik kord, eelkõige seal viibivate isikute turvalisus ja linnavara säilimine. Sellisel juhul paigutame valvekaamera mõjualale eelnevale alale nähtavale kohale sellest teavitava sildi.
• Salvestisi kasutame vaid korrarikkumiste või turvaintsidentide korral korrarikkuja tuvastamiseks, kahju tekitaja väljaselgitamiseks ja olukorra analüüsimiseks.
• Salvestist säilitame vähemalt üks kuu pärast salvestamise päeva, kuid mitte kauem kui üks aasta, kui seadusandluses ei ole sätestatud teisiti.  
• Narva linna asutuste haldushoonete sissepääsud võivad olla varustatud audio- ning videotuvastusega fonolukkudega. Isikute kõne ja kujutist ei salvestata.

6. Te kandideerite meile tööle

• Tööle kandideerimisel töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale teenistuskohale.
• Sobivuse hindamiseks kogume Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
• Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
• Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
•  

KES TÖÖTLEB TEIE ISIKUANDMEID?

• Isikuandmete vastutav töötleja on Narva linna asutus, kes vastutab konkreetse avaliku ülesande, juriidilise kohustuse, lepingu täitmise või muu tema pädevuses oleva ülesanne täitmise eest või kes on Teilt küsinud nõusoleku andmete töötlemiseks. Teie isikuandmetele pääsevad ligi ainult need asutuse teenistujad, kes kasutavad isikuandmeid teenistusülesannete täitmiseks. 
• Vastutav töötleja võib edastada isikuandmeid töötlemiseks volitatud töötlejale (näiteks infosüsteemi pidajale), kellega linna asutus on sõlminud asjakohase lepingu. Volitatud töötleja peab järgima lepingus nimetatud eesmärke ja viise ning linna asutuse juhiseid.

MILLAL EDASTAME TEIE ISIKUANDMEID?

• Narva linna asutuste töös avaldame isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.
• Kui keegi tahab teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, siis kontrollime, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.
• Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

KUIDAS SÄILITAME TEIE ISIKUANDMEID?

Säilitame Teie andmeid kas:

• dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või
• nii kaua, kui seda on vaja seadusest tuleneva ülesande täitmiseks, või
• seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni.

Andmeid, millel ei ole arhiiviväärtust, töötleme säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed anname säilitamiseks üle arhiivi ning lõpetame üleantud andmete töötlemise.

KUIDAS REAGEERIME ISIKUANDMETEGA SEOTUD RIKKUMISTELE?

• Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.
• Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

MILLISED ON TEIE ÕIGUSED?

• Teil on õigus tutvuda enda isikuandmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Teie sellekohasele pöördumisele vastame hiljemalt ühe kuu jooksul. Narva linna asutusel on võimalik vastamise tähtaega pikendada isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 12 lõike 3 alusel 60 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu. Narva linna asutus teavitab Teid vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui Narva linna asutus keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid.
• Teie kohta andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt. Isikuandmetega tutvumiseks peame olema veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Nimetatud eesmärgil on meil õigus nõuda Teie isiku tuvastamiseks vajaliku täiendava teabe esitamist.
• Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
• kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
• kahjustada riiklikku julgeolekut;
• takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.
• Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie poolt eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.
• Teil on õigus nõuda Teid puudutavate isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on Teil õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.
• Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel. Eelkõige juhul, kui meil ei ole Teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust.  
• Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud EL määruse 2016/679 artiklites 15-22, millega saate tutvuda siin.
• Teil on õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või pöörduda halduskohtusse. Samuti on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele meie võrgulehel viidatakse (välislingid).

Isikuandmete töötlemise õiguspärasuse eest vastutab ning teavet andmekaitsetingimuste ja andmetöötlusprotsessi kohta annab Narva linna asutus, kes Teie isikuandmeid töötleb. Igas Narva linna asutuses on andmekaitse kontaktisik, kelle ülesanne on koordineerida asutuse andmekaitseküsimuste lahendamist. Linna asutusega seotud andmekaitseküsimuse korral palume võtta ühendust asutuse üldisel e-posti aadressil. 

Linna andmekaitsespetsialistiga saab võtta ühendust e-posti aadressil andmekaitse@narva.ee.

Link originaalile: https://www.narva.ee/andmekaitsetingimused